1. WMS rendszer bevezetésnél felvetődő problémák

A vállalati informatikai rendszerek bevezetésének legproblematikusabb részei minden esetben azok a modulok, amelyek alapvetően anyag folyamatokat modelleznek le, amelyeknél az üzleti folyamatok magas fokú munkamegosztást és a munkakörök új típusú meghatározását igénylik. Ilyen része a bevezetéseknek a raktári modulok, illetve önálló adatbázison működő raktár-informatikai (WMS) rendszerek bevezetése. A raktári modulok, illetve a WMS rendszerek bevezetésekor a következő kérdéskörök okozhatnak nehézséget:

1. A felhasználók által az új rendszer bevezetése előtt üzemeltetett üzleti folyamatok és a WMS által javasolt megoldások eltérnek egymástól, de sem a különbözőségek sem az azonosságok nem ismerhetők fel pontosan, mert a két szervezet más nyelvet használ a kommunikációra. A felhasználó a saját nyelvezetén szeretné felismerni, hogy a jelenlegi vagy elvárt folyamatai hogyan kerülnek megoldásra az új WMS rendszerben, a WMS bevezetője pedig a felhasználó által adott igényeket a saját nyelvére igyekszik lefordítani és azt specifikációként megfogalmaztatni a felhasználóval. Ebből következően sok félreértés történik a felhasználó és a bevezető közt, amelynek nagy többségére csak a tesztelés vagy a bevezetés után derül fény. Ebben a helyzetben bár mindkét fél azt gondolja az elvárt részletességgel kommunikált, figyelemmel dolgozott, mégis mindkettő úgy fogja érezni a másik fél nem kellő mélységgel adott át információkat vagy nem kellő mértékben értette meg az általa elmondottakat.

2. A raktári rendszerek bevezetése a legtöbb esetben informatikai eszközrendszer és technológiai váltással is jár együtt. Sok esetben maga a megfelelő eszközrendszer specifikálása és kialakítása nem a működés tényleges igényein alapul, illetve a kialakítandó folyamatokat az új eszközrendszer lehetőségei és igényei szerint kellene tudni kialakítani. Ezt a felhasználó nem minden esetben ismer kellő mélységben. (Rendszert fejleszteni és üzemeltetni más típusú tapasztalatokat igényel, melyeket ebben a helyzetben közös tudássá kell tudni egyesíteni.)

3. Magasabb támogatási szintű informatikai háttér a felhasználók számára úgy tudja könnyebbé és egyszerűbbé tenni a feladataik végrehajtását, hogy több adatot kezel, ezek alapján tudja elvégezni azokat az előkészítő feladatait. Sokszor a korábban használt, alacsonyabb szintű támogatásnál az informatikai rendszer ezt csak részben vagy egyáltalán nem végez el. Azzal a ténnyel, hogy ez ugyanakkor másfajta adatkezelési pontosságot, más struktúrájú és részletesebb adatfelvételeket igényel, a felhasználó csak a bevezetés során szembesül. A bevezetés előkészítés szakaszában a felhasználók boldogan kérik az adatokat a lehető legrészletesebb bontásban, de hogy ezeknek az adatoknak adatelőkészítése, folyamatos biztosítása tényleg megoldható nehezen ismerhető fel számukra. Fontos továbbá az is, hogy a folyamatok maguk legyenek úgy kialakítva, hogy az adatokon alapuló megfelelő számú automatizmust működtetni tudjon az informatikai rendszer.

4. A WMS rendszerek folyamatainak specifikálása és azok elindítása közt hosszú idő telik el. Általános tapasztalat az, hogy a fejlesztésben résztvevő felhasználók a bevezetés időpontjában a kialakított folyamatok pontos részleteivel már nincsenek tisztában. A WMS rendszer indítása előtt fontos, hogy a kulcsfelhasználók és a végfelhasználók megfelelően legyenek betanítva, megfelelő dokumentáció álljon rendelkezésükre a működtetéshez, kapjanak biztos támogatást a rendszer bevezetőjétől.

5. A WMS rendszer sikeres indítása után a rendszer teljesítménye nem fogja túlszárnyalni az előző rendszerét, sőt sok esetben tapasztalat az, hogy átmenetileg csak plusz ráfordításokkal lehet a korábban elvárt teljesítményt és stabilitást biztosítani. Ezzel az állapottal minden WMS rendszer indításakor számolni kell, ennek leküzdésére megfelelő erőforrásokat kell tudni biztosítani. Ebben az időszakban kell az új eszközök és folyamatokat betanulni, az azokhoz tartozó napi események elhárítását megtanulni (ami az előző rendszerben már olyan módon vált rutinná, hogy az a rendszer részét képezték ezért a felhasználók számára nem jelentett többlet ráfordítást). Ebben az időszakban a kulcsfelhasználókra hárul elsődlegesen az a feladat, hogy felismerjék a WMS rendszer működésének szűk keresztmetszeteit. Ezen időszak alatt kell azokat a rendszerfinomításokat megtalálni és beállítani, amelyek a leggondosabb tervezés során sem ismerhetők fel előre.

2. Javasolt bevezetési módszertan és megoldás

2.1 Folyamatok részletes feltérképezése

A bevezetés előkészítése során az első lépés a rendszer üzleti folyamatainak részletes felmérése. Az ideális megoldás megtalálásához az igények és a lehetőségek ismerete, a hangsúlyos feladatok és igények felismerése szükséges. Ennek érdekében fel kell mérni, milyen feltételek, igények és egyediségek szerint szükséges a WMS logisztikai modelljének kialakítása.

Fel kell mérni a jelenleg használatos folyamatokhoz tartozó fizikai és informatikai folyamat igényeket, a feladat végrehajtásához szükséges munka tevékenységeket és eszközöket. Raktári folyamatok tervezésekor fel kell mérni az árufogadási, tárolási, kiszedési, végellenőrzési, kiadási és X-docking folyamatokat, kiszállítási igények és a tárolási rendszer lehetőségeinek szempontjából. A raktárban fel kell mérni mindazokat a fizikai paramétereket, igényeket és egyediségeket, melyek befolyásolhatják a kiszolgálási rendszer hatékonyságát. Fel kell mérni az aktuálisan forgalmazott termékek forgalmi csoportosítását és szükség szerinti a felhasználókkal együtt ezeket újra érdemes gondolni, át kell gondolni a tárolási rendszert és a termékek tárolási rendjét, amellyel a kiszedési és végellenőrzési feladatok hatékonysága és pontossága növelhető.

2.2 Felhasználói igények megfogalmazása

Az igények és a lehetőségek felmérése során kialakul az a WMS rendszer folyamat modell, amely mind a felhasználók, mind a rendszer bevezetője számára egyértelmű nyelvezettel, és megfogalmazásokkal meghatározza a működésre kialakítandó WMS rendszer alapvető paramétereit, a működés rendjét. Ezen dokumentáció alapján láthatóvá válik a raktár tárolási struktúrájának informatikai leképzése, a raktári folyamatok szerepkörök szerinti végrehajtása, a kezelt dokumentumok típusai, az adatok struktúrája és a döntési pontok rendszere. Kialakul a raktári munkamegosztás, a szerepkörök és a végleges felhasználói szám, illetve az ahhoz rendszer eszközrendszer.

2.3 Piaci egyediségek megismerése

A WMS rendszerek bevezetésekor nem minden esetben használható általános üzleti modell, vannak olyan cégek, amelyek hordoznak üzleti folyamataikban olyan egyediséget, amely valójában üzleti stratégiájuk alapja. Ezeket az egyediségeket a bevezetés során figyelmen kívül hagyni hiba lenne. Ezeknek az egyediségeknek a megértése a bevezető számára fontos feladat, amelyben sokat segíthet az adott üzleti terület ismerete. Ezzel nemcsak azt tudja biztosítani, hogy a hangsúlyokat megértse, hanem azonos vagy hasonló üzleti körből megoldásokat is tud átemelni az adott projektbe.

Ugyanakkor fontos ebben ez esetben is az egyensúly. Meg kell tudni különböztetni azokat az egyediségeket, amelyek valóban megatározók és versenyelőnyt jelentenek a megrendelő számára azoktól a megszokássá vált, de üzleti előnyt nem hordozó, folyamatszintű akadályokat jelentő folyamatoktól, amelyeket a modell kialakítása során újra érdemes átgondolni.

2.4 Raktári feladatkiadás beállítása

A logisztikai folyamatok kialakítása során fontos szempont az, hogy a raktári erőforrások és azok munkamegosztása miként szervezhető. Az egyszerűbb WMS rendszerek alapvetően arra építenek, hogy a raktáron belül a feladatok szétosztását a műszakvezető végzi, a terminállal bejelentkezett dolgozók pedig feladatokat választanak a rendszer által felajánlottak közül. Ebben az esetben gyakorlatilag a feladatok terminálon való megjelenési sorrendje azonos a feladatok létrejöttének sorrendjével.

Ehhez a megoldáshoz képest változást biztosít az a raktári feladatszervező elv, amely segítségével a raktári munkamegosztás, munkavégzés és feladat kiadás automatizált folyamattá változtatható. Ezáltal a raktári tranzakciók egymásra épülnek és az adott munkakörre bejelentkezett dolgozók folyamatos és ellenőrizhető munkaterhelést kaphatnak. Az ütemezéssel biztosítható, hogy a végrehajtandó feladatok sorrendjét azok végrehajtásának aktuális prioritási sorrendje határozza meg.

Természetesen minden esetben értékelni kell azt, hogy a raktári szervezettség és a folyamatok bonyolultsága melyik WMS megoldást igényli, feleslegesen automatizmusokat nem érdemes a rendszerekbe beépíteni.

2.5 Bevezetés folyamata

A bevezetés és betanítás időszakában hangsúlyozottan fontos a logisztikai tanácsadói támogatás. Ezt egyrészt a megfelelő dokumentációk rendelkezésre állása, másrészt a logisztikai tanácsadók személyes jelenléte biztosíthatja. Az WMS rendszer végleges kialakításával elkészíthető a logisztikai rendszer működtetésének felhasználói mélységű leírása, amely a betanítás technológiai dokumentációja, illetve a későbbiek során az új belépők oktatásának alap dokumentációja.

3. WMS folyamatmodell kialakítása

A felmérés során megismert tárolási rend többfajta tárolási és kiszolgálási technológiát tartalmazhat. Ezekre egységes, de a termékek forgalmi jellemzőit figyelembe vevő tárolási, azonosítási és kiszedési rendszerkoncepció kialakítása szükséges. Ezzel elérhető, hogy a raktárban dolgozók egységes és egyszerű feladat struktúrát hajtsanak végre, amellyel a hatékonyság és pontosság növelhető, a dolgozók közit teljesítménykülönbség kiegyensúlyozható, a betanítási idő és erőforrás igény csökkenthető.

Egy jól átgondolt azonosítási rendszerben a tárolóhelyek kialakítása, a betárolások végrehajtási és könyvelési folyamatai is módosulnak, ami a rendszer globális pontosságát, a megfelelő ki és betárolási rendszer (FEFO, FIFO, LIFO, stb.) pontosabb vezetését biztosíthatja.

A raktári folyamatok újratervezése során megvizsgálandó, mely tevékenységek milyen módon gyorsíthatók fel, egyszerűsíthetők le, a rendszer áttekinthetősége és pontossága, a rendszer visszakövethetősége milyen módon biztosítható magasabb szinten az aktuálisan működőnél.

A raktári folyamat újratervezése során szükséges végig gondolni a termékek forgalmi struktúrájából adódó különbözőségeket, a kiszolgáló eszközparkot, a párhuzamosan végrehajtható feladatok lehetőségét, a folyamatok olyan mértékű egyszerűsítését, amely a készlet- és kiszolgálási biztonságot nem veszélyeztetik.

A logisztikai modell kialakítása során meghatározásra kell kerülnie a rendszer adatkezelésének és feldolgozásának folyamatainak is, pontosan meghatározására kerülnek az egyes folyamatok során milyen adatok kerülnek feldolgozásra és a feldolgozás milyen mélységű megbontása, rendszerezése szükséges.

Az újragondolt tárhely azonosítási és kezelési megoldás informatikai támogatásának alternatíváit megvizsgálva a felhasználókkal közösen kell kialakítani a rendszer logisztikai modelljét.